從Google Drive跳到Microsoft OneDrive以後，最不習慣的就是將檔案或資料夾分享給別人，要先設定正確的權限這件事，因為權限控管嚴謹，一分享出去後很常見對方說不能打開或下載。要用SaaS就是這樣，Microsft的設計如此，就只能乖乖配合人家並學習，以後在其他企業也是很有可能會遇到的。
微軟的OneDrive共享權限很嚴謹，檔案要分享給外部組織者，基本有兩種，這也是我一開始不能理解為什麼共享檔案要有兩種，也要深入研究才知道：
1.編輯共用權限並複製連結
因為URL夾帶數位簽章(Secure Link)的關係，對方不需要登入任何帳號即能檢視，此作法雖然不麻煩，但也意味擁有連結的任何人都能看得到檔案內容。
 |
| 點選齒輪做設定 |
 |
| 最寬鬆的權限是開放給所有人 |
 |
| 再來就複製連結給對方，要以完整的URL才有用 |
２.指定對方email並傳送通知
此方法比較直覺且安全高，但前提是需要先確認像方擁有可以登入的帳號，否則對方無法直接略過認證就檢視檔案。
 |
| 輸入對方email，並賦予檔案權限 |
 |
| 按傳送後，對方會收到email |
 |
| 組織內部的人打開檔案就ok了，可是組織外者會看到這個登入畫面，如果不想做這個動作，那就只能用第一種方法了 |
３.如何讓對方可以下載
下載檔案的權限又是另一件事，尤其微軟又對這項功能有所調整，所以以前的作法可能不再被接受，要特別分開來記錄。普通文件(包括exe檔這類程式)用連結的方式分享，對方就能下載了，以Word和Excel為例：
 |
| 甚至exe檔案直接分享連結也能被對方下載，只是會跳出一個大大的驚嘆號，畢竟這本身就不是安全的行為 |
但是影片要讓對方下載就複雜了點，即使將完整連結傳送給對方，預設也沒有可以直接下載的功能，解決方式是先建立一個資料夾，把影片放進去，再分享資料夾的連結，最終就能讓對方下載
 |
| 把影片放進去資料夾，再共用資料夾連結 |
 |
| 對方收到連結打開就能選檔案下載了 |
微軟的政策調整多次後，在某些時候不如GWS那麼易懂和直覺，不過既然居人屋簷下，還是乖乖學習比較妥吧！
沒有留言:
張貼留言